Selfservice portal implementeren? Eindelijk afscheid nemen van het intranet!
Het intranet is een mogelijkheid voor bedrijven om zoveel mogelijk informatie te delen met het personeel, maar er kleven een aantal nadelen aan deze afgeschermde internetpagina. Ten eerste is het erg bewerkelijk om de pagina bij te houden en je moet er ook iemand voor aanwijzen. Daarnaast kunnen medewerkers vrijwel niets met het intranet behalve informatie vergaren en eventueel doorklikken naar een systeem voor het indienen van vakantieaanvragen. Een selfservice portal is een veel betere oplossing en in onze blog vertellen we waarom dat zo is.
Selfservice portal, het gemak dient de mens
Een selfservice portal is vergelijkbaar met een klantenportaal, maar dan voor medewerkers. Ze kunnen inloggen en bedrijfsinformatie vergaren, maar ook dingen zoals declaraties indienen en vakantiedagen aanvragen. Je kunt eindelijk afscheid nemen van verschillende programmaatjes, apps en excelsheets waarmee je dit voorheen regelden. Alles is nu netjes en structureel verzamelt in een eenvoudige database die via de portal toegankelijk is. Het is ook een tijd- en kostenbesparende oplossing, omdat medewerkers veel minder tijd kwijt zijn aan het invullen en inleveren van onoverzichtelijke declaratieformulieren of vrij vraag briefjes en aan het controleren van de documenten die worden ingeleverd.
Het is bewezen! Een selfservice portal helpt bij de betrokkenheid van medewerkers
Het is een uitdaging waar veel organisaties en bedrijven tegenaan lopen, want hoe zorg je ervoor dat jouw medewerkers zich bij het bedrijf betrokken voelen? Een selfservice portal kan hier een cruciale rol in spelen! Via het selfservice portal kun je heel eenvoudig informatie delen en medewerkers kunnen makkelijk informatie vergaren. Dit is niet heel anders dan die intranetpagina, maar een portal is wel een stuk makkelijker te onderhouden en bij te werken! Informatie is dan ook binnen een mum van tijd gedeeld. Door regelmatig informatie te delen blijft een portal ook in leven en medewerkers maken er dan ook graag gebruik van. Daarnaast voelen medewerkers zich veel meer betrokken bij het bedrijf en dat zorgt ook voor een goede sfeer en meer motivatie.
Tijd- en kostenbesparende oplossing
Het laten ontwikkelen en implementeren van een selfservice portal is een forse investering, maar het is het geld meer dan waard! Je kunt namelijk flink wat tijd besparen als je er één laat implementeren. En tijd is geld! Processen, zoals vakantiedagen aanvragen, het maken en delen van werkroosters en het accorderen van declaraties gaat gewoon een stuk sneller dan wanneer je dit met excelsheets of via gedeelde mappen op een server regelt. Door juist informatie en de benodigde tools op één plek te verzamelen hoeven collega’s niet lang meer te zoeken en ze hebben binnen een handomdraai informatie vergaard of een declaratie of verlofaanvraag ingediend. HR-medewerkers en teammanagers krijgen ook meer tijd om zich bezig te houden met belangrijkere zaken dan het accorderen van vrij vraag briefjes en declaratieformulieren.
Selfservice portal is eenvoudig te koppelen
Een selfservice portal is ook eenvoudig te koppelen met andere systemen binnen de organisatie. Bijvoorbeeld met de salarisadministratie. Ingediende verlofdagen worden direct verwerkt en de administrateur hoeft niet meer met een rekenmachine aan de slag. Met ook weer voordelen, zoals kosten- en tijdbesparing en bovenal blije medewerkers die hun taken snel, efficiënt en vooral gemotiveerd kunnen uitvoeren.
